TimeTracker v3.4

1 Introducción — Qué es TimeTracker

TimeTracker v3.4 es una herramienta profesional de control de tiempo y facturación por proyectos diseñada para autónomos, técnicos de campo y pequeñas empresas.

• 🕐 Registra el tiempo dedicado a cada cliente o empresa con cronometraje en tiempo real
• 📄 Genera partes de trabajo en Word automáticamente con código QR incluido
• 💶 Calcula la facturación en base a horas, materiales y desplazamientos
• 📊 Exporta informes mensuales en Excel y PDF
• 📋 Integra control horario legal conforme al art. 34.3 ET
• 📱 Se sincroniza con la App Móvil para registros en campo

El programa aparece como un panel flotante siempre visible. Puedes controlarlo mientras trabajas en otras aplicaciones.

Estructura de archivos

2 Requisitos e Instalación

Instalación

1. Copie la carpeta completa del programa a una ubicación permanente, por ejemplo C:\TimeTracker\.
2. Haga doble clic en TimeTracker.exe. En el primer arranque se crean automáticamente: backups/, REPORTES/, Partes/, Informes mensuales/, Control Horario/ y logs/.
3. Se genera data.json con la configuración inicial.

3 Primer Uso — Configuración Inicial

1. Activar la licencia: ⚙️ → Licencia de Software → introduce el código → pulsa ACTIVAR AHORA.
2. Reiniciar el programa: Cierra y vuelve a abrir TimeTracker para que la licencia y todos los módulos carguen correctamente.
3. Datos de empresa: ⚙️ → Licencia de Software → ✏️ Editar datos de usuario. Rellena nombre, NIF/CIF, dirección, CP, ciudad, teléfono, email.
4. Logotipo: ⚙️ → Licencia de Software → 🖼️ Cambiar logo. Acepta PNG, JPG, BMP. Se redimensiona automáticamente.
5. Precio/hora: ⚙️ → Facturación → configura el precio por hora por defecto y el IVA aplicable.
6. Primera empresa: ⚙️ → Empresas (CSV) → añade al menos un cliente.
7. Copia de seguridad: Guarda una copia de license.dat y data.json en lugar seguro.

4 Configuración Completa

Accede a toda la configuración haciendo clic en ⚙️ en la barra superior. Encontrarás estas pestañas:

5 Pantalla Principal — Vista General

6 Uso Diario del Programa

El flujo habitual de trabajo es: Iniciar cronómetro → trabajar → Pausar (si necesario) → Detener al terminar → Generar parte (opcional) → Facturar. Las siguientes secciones detallan cada paso.

7 Cómo Iniciar y Detener el Tiempo

Iniciar un cronómetro

1. Localiza la tarjeta de la empresa en el panel principal.
2. Selecciona el departamento/usuario en el desplegable (usa el campo 🔍 Filtrar para buscar rápidamente).
3. Haz clic en el botón circular con las iniciales de la empresa.
4. En el diálogo Iniciar Seguimiento, escribe el motivo del trabajo (con autocompletado) e indica si es facturable (SÍ/NO).
5. Pulsa ▶ Iniciar. El botón se iluminará con borde dorado pulsante.

Detener

Haz clic de nuevo en el mismo botón circular. El sistema guarda automáticamente en data.json, actualiza los reportes Excel y muestra la sesión en el Registro de Actividad.

8 Sistema de Pausas

Con el cronómetro activo, pulsa ⏸ en la barra de controles. Elige el tipo de pausa o escribe un motivo libre:

Para reanudar, pulsa ▶. Los tipos de pausa son personalizables en ⚙️ → General → Editar Pausas.

9 Sistema de Inactividad Inteligente (Smart Idle)

TimeTracker monitoriza la actividad del teclado y ratón para proteger tus registros:

10 Registro de Actividad (Historial Vivo)

Panel inferior de la pantalla principal. Muestra en tiempo real todas las sesiones del día con: hora inicio–fin, estado, empresa, cliente y motivo. Código de colores:

Doble clic en cualquier registro para editarlo. Las sesiones consecutivas de la misma empresa y motivo se agrupan automáticamente.

11 Añadir Registros Manuales

Pulsa ➕ en la cabecera del Registro de Actividad para añadir tiempo pasado que no se cronómetró.

Al guardar, la entrada se añade al historial y se regeneran los Excel automáticamente.

12 Edición de Datos — Historial vs Servicio

13 Regeneración de Partes Word

Cuando generas un parte y posteriormente modificas el servicio desde Facturación → Editar Historial, al volver a pulsar Generar Parte Word del Servicio Seleccionado el sistema detecta si ya existe un parte previo:

1. Generas el parte → se crea ACME_SL_20260507_0001.docx.
2. Añades materiales en Facturación → Editar Historial → Editar Servicio.
3. Vuelves a Partes → pulsas Generar Parte Word → eliges Sí.
4. El mismo archivo se sobreescribe con los materiales. El número de parte no cambia.

14 Borrar un Servicio desde Partes

En la pestaña Partes, haz clic derecho sobre un servicio y selecciona 🗑️ Borrar servicio. Solo disponible para estados PENDIENTE y NO FACTURABLE.

15 Módulo de Facturación

Accede desde ⚙️ → Facturación. Usa el botón ? (esquina superior derecha) para la ayuda contextual completa.

Flujo albarán

1. Selecciona un servicio PENDIENTE → pulsa ✅ Revisar (Borrador).
2. Revisa importes en el diálogo Editar Servicio.
3. Pulsa 🧾 Generar Albarán. Se asigna número único y se crea DOCX.

16 Materiales por Línea

En Editar Servicio el grid de materiales permite añadir componentes estructurados con Referencia, Descripción, Cantidad y Precio unitario. El total se calcula automáticamente y se incluye en el albarán. Al importar desde la App Móvil, los materiales con cantidades se cargan como filas individuales.

17 Desplazamiento por KM

En Editar Servicio, activa el interruptor Desplazamiento por KM. Introduce los kilómetros; el sistema multiplica por el coste/km configurado en ⚙️ → Facturación. El importe se suma al servicio y aparece desglosado en el albarán. También puedes marcar el desplazamiento como facturable o no facturable.

18 Exportaciones Excel, PDF, Holded y FACe

19 Reportes Excel Automáticos

Se generan automáticamente al iniciar/detener tiempo, cada 5 minutos y al cerrar. Incluyen 4 hojas:

20 Copias de Seguridad y Recuperación

El sistema usa escritura atómica (.tmp → reemplazar) para proteger data.json ante cierres abruptos o cortes de luz.

Recuperar datos

1. Abre backups/. Localiza el más reciente.
2. Copia el data.json actual por precaución.
3. Renombra el backup como data.json y colócalo en la raíz del programa.
4. Reinicia el programa.

20b Copia de Seguridad ZIP con Contraseña

La pestaña Copia de Seguridad (⚙️ → Copia de Seguridad) genera un archivo .zip portable con todos los datos del programa: configuración, historial de servicios, facturas, partes de trabajo, empresas y archivos de soporte. Permite restaurar el programa a su estado exacto en cualquier momento.

1. Abre ⚙️ y ve a la pestaña Copia de Seguridad.
2. Decide si quieres protegerla: marca Proteger con contraseña AES-256 e introduce una clave. Usa el botón 👁 (ojo) para comprobar visualmente lo que escribes.
3. Pulsa el botón verde 💾 Crear Copia de Seguridad Ahora.
4. Elige dónde guardar el ZIP (recomendado: disco externo, pendrive o nube — nunca dentro de la carpeta del programa).
5. Espera a que la barra de progreso complete al 100%. Aparecerá un mensaje de confirmación con el tamaño del archivo.

Cómo Restaurar una Copia

1. Cierra el programa TimeTracker completamente antes de empezar.
2. Localiza el archivo ZIP de la copia de seguridad.
3. Si tiene contraseña: clic derecho sobre el ZIP → 7-Zip → Extraer aquí → introduce la contraseña.
4. Extrae el contenido sobre la carpeta de instalación del programa, reemplazando los archivos existentes.
5. Abre TimeTracker. Todos los datos habrán sido restaurados.

Verificación SHA-256

Cada copia registra automáticamente un código SHA-256 (huella digital del archivo). Si el ZIP se corrompe durante la copia o el almacenamiento, el hash será diferente, permitiéndote detectar archivos dañados antes de intentar restaurar. El código aparece en el historial y también puede comprobarse con cualquier herramienta SHA-256 online.

Acciones sobre el Historial

Al hacer clic en cualquier fila del historial se activan dos botones adicionales:

Resolución de Problemas (Backup ZIP)

21 Sistema de Diagnóstico y Logs

Exportar diagnóstico

1. ⚙️ → Licencia de Software → 📋 Exportar Diagnóstico.
2. El sistema genera un archivo comprimido con los logs.
3. Envía ese archivo al soporte para resolución rápida.

22 Licencia y Activación del Programa

1. ⚙️ → pestaña Licencia de Software.
2. Introduce el código de activación → pulsa ACTIVAR AHORA.
3. Cierra y vuelve a abrir el programa para que todos los módulos carguen correctamente.

23 Cómo Actualizar el Programa

1. Descarga la nueva versión desde el portal de clientes.
2. Haz copia de seguridad de data.json y license.dat.
3. Sustituye únicamente el archivo TimeTracker.exe. No muevas ni borres el resto.
4. Ejecuta el nuevo .exe. La estructura de datos se actualiza automáticamente si es necesario.

24 Bandeja del Sistema (Tray Icon)

• Icono verde pulsante: Cronómetro activo. Muestra el tiempo transcurrido.
• Icono naranja pulsante: En pausa.
• Icono rojo: Detenido.
• Tooltip: Empresa / estado / tiempo al pasar el ratón.
• Menú contextual (clic derecho): Mostrar / Salir.
• Doble clic: Restaura la ventana principal.

25 Apariencia: Color, Opacidad y Escala

Instalación y Primer Uso

La App Móvil de TimeTracker es una PWA (Progressive Web App): no requiere instalación desde ninguna tienda. Funciona directamente desde el navegador del móvil.

1. En el móvil, abre el navegador y accede a la URL proporcionada con tu licencia.
2. El navegador puede pedir permiso para almacenamiento persistente: acepéptalo.
3. En Chrome/Android: menú → Añadir a pantalla de inicio. En Safari/iOS: Compartir → Añadir a inicio.
4. La App quedará como icono en tu pantalla. Fúncionará completamente sin conexión.

Importar desde App Móvil (ZIP / JSON)

Los registros creados en la App se exportan y se importan en el programa de escritorio. El formato de exportación es un archivo ZIP que incluye tanto los datos de los trabajos como los partes firmados en HTML:

1. En la App: pestaña 📤 Exportar → Descargar Trabajos. Se descarga un archivo timetracker_AAAA-MM-DD.zip.
2. Transfiere el archivo al PC (correo, USB, nube...).
3. En el escritorio: ⚙️ → General → sección Importación desde Android (JSON / ZIP) → botón 📂 Seleccionar JSON o ZIP de Android.
4. Selecciona el archivo ZIP (o JSON si es una exportación antigua) y pulsa 📥 IMPORTAR DATOS ANDROID.
5. El sistema importa todos los registros vinculándolos automáticamente con empresas y clientes. Los duplicados se detectan por ID y no se crean dos veces.
6. Si el ZIP incluye partes firmados, se guardan automáticamente en Partes/AAAA/MM-mes/.

Partes Firmados desde la App Móvil

Cuando el técnico genera un parte desde la App Móvil y el cliente lo firma en pantalla, el sistema conserva una cópia sellada del documento original tal y como fue entregado al cliente. Este documento se incluye en el ZIP al exportar y se guarda en el escritorio al importar.

Flujo completo del parte firmado

1. El técnico finaliza el servicio en la App y pulsa Enviar / Guardar Parte.
2. El cliente firma en la pantalla del móvil.
3. Se genera el parte en HTML con la firma, el QR y todos los datos incrustados. Ese documento se guarda internamente en la App (IndexedDB) y se descarga al dispositivo.
4. Al exportar desde la App, el ZIP incluye la carpeta partes/ con los archivos EMPRESA_2026-000001.html.
5. Al importar el ZIP en el escritorio, los archivos HTML se copian automáticamente a Partes/AAAA/MM-mes/ y la fila correspondiente en la pestaña Partes muestra el icono 📝 indicando que el parte está disponible.
6. Un doble clic sobre esa fila abre el parte original en el navegador, exactamente como lo recibió el cliente.

Protección de Almacenamiento

La App monitoriza continuamente el espacio usado en el almacenamiento local del móvil:

El banner muestra el porcentaje de uso, una barra de progreso y un botón para cerrarlo (no vuelve a aparecer en 24 horas). La comprobación ocurre al abrir la App, cada 5 minutos y tras guardar cada registro.

Funcionamiento Offline

La App está diseñada para funcionar completamente sin conexión a internet. Todos los registros se guardan en el almacenamiento local del móvil. No se requiere conexión para iniciar servicios, registrar tiempo, añadir materiales ni exportar el JSON. La conexión solo es necesaria para la primera carga de la App.

Activación mediante QR

En lugar de introducir el código de licencia manualmente, el técnico puede escanear el QR generado desde el programa de escritorio:

1. En el escritorio: ⚙️ → Licencia de Software → Generar QR para APP.
2. El QR aparece en pantalla con el código cifrado (HMAC-SHA256).
3. En la App móvil: pestaña ⚙️ Configuración → botón Escanear QR.
4. Apunta la cámara al QR. La App activa la licencia y carga los datos de empresa automáticamente.

Validación de Código Postal y Ciudad

El campo CP y Ciudad de la configuración de la App se rellena automáticamente al escanear el QR, combinando correctamente el código postal y la ciudad configurados en el escritorio:

Los QR generados con versiones antiguas del escritorio (que solo incluían el CP) son retrocompatibles. Si el campo quedó incorrecto, edítalo manualmente en ⚙️ → campo CP y Ciudad.

Sincronización y Transferencia de Datos

El flujo completo de sincronización entre la App y el escritorio es:

1. App: registra servicios en campo → pestaña Exportar → Descargar JSON Trabajos.
2. Transfiere el archivo al PC.
3. Escritorio: ⚙️ → General → Importar JSON de App Móvil.
4. Los registros importados aparecen en el módulo de Facturación como PENDIENTES.
5. Desde Facturación, genera albaranes y facturas con los datos de la App.

Acceso Rápido a Clientes: Llamada y Ubicación

En la lista de registros guardados, cada tarjeta de cliente muestra dos botones de acción rápida que permiten contactar o localizar al cliente sin salir de la App:

Dictado por Voz en la App Móvil

Los campos de texto del formulario de parte (trabajo realizado y observaciones) disponen de un botón de dictado por voz que permite rellenarlos hablando, sin necesidad de escribir en el teclado del móvil.

1. Pulsa el icono de micrófono 🎤 situado junto al campo de texto.
2. La primera vez, el navegador solicitará permiso para acceder al micrófono: acéptalo.
3. Habla con normalidad. El texto reconocido se inserta automáticamente en el campo.
4. El reconocimiento se detiene solo al terminar de hablar. Puedes volver a pulsar el botón para añadir más texto.

Controles en Cortina de Notificaciones

Cuando el cronómetro está activo y el técnico minimiza o cierra la App, el sistema operativo muestra automáticamente una notificación persistente en la cortina de notificaciones y, si el dispositivo lo permite, en la pantalla de bloqueo. Desde esa notificación se pueden controlar directamente:

Comportamiento detallado

• La notificación muestra el tiempo efectivo acumulado (en formato MM:SS o H:MM:SS cuando supera 1 hora) y se actualiza automáticamente cada 60 segundos.
• Cuando el técnico reanuda el cronómetro desde la propia App, la notificación vuelve a aparecer en la cortina la próxima vez que la App quede en segundo plano.
• Al detener el cronómetro por cualquier medio, la notificación se cierra automáticamente.

Alertas de Turno y Cálculo de Tiempo Efectivo

Alertas de turno olvidado

La App detecta automáticamente cuando el cronómetro lleva activo más horas de las configuradas como jornada máxima y lanza una notificación de aviso:

Tiempo efectivo: sin contar las pausas

El cronómetro descuenta automáticamente todos los periodos en que estuvo pausado. El tiempo que se muestra, se exporta y se guarda en el parte corresponde exclusivamente al tiempo de trabajo real:

• El botón rojo Parar muestra el tiempo efectivo en tiempo real: formato MM:SS hasta 59:59 y H:MM:SS a partir de 1 hora.
• El indicador «Duración» encima de los botones refleja siempre el mismo valor neto.
• El JSON exportado y el campo tiempo_total contienen únicamente el tiempo efectivo.

Configuración Inicial

Para activar el Control Horario, ve a ⚙️ → pestaña Control Horario y configura:

• Nombre completo y DNI/NIE del trabajador (obligatorios para generar el PDF legal).
• Horas anuales pactadas en el contrato (para el cálculo del desvío).
• Distribución semanal: número de días laborables por semana.
• Festivos: el sistema calcula automáticamente Viernes y Jueves Santo cada año. Los festivos nacionales que caen en domingo se trasladan al lunes.

Fichaje Automático

Al abrir el programa se registra automáticamente la entrada. Al cerrarlo se registra la salida, mostrando un diálogo de confirmación. Si el programa se cierra de forma abrupta (corte de luz, cuelgue), el siguiente arranque recupera la salida usando el último heartbeat (con ±60 segundos de margen).

Gestión de Incidencias

Desde el panel de Control Horario, haz doble clic en cualquier día para añadir una incidencia:

El campo Recuperable se activa dinámicamente según el tipo seleccionado. Las incidencias recuperables se tienen en cuenta en el cálculo anual.

Estados de Registros

Para cerrar un mes, todos los días deben estar en estado Confirmado. Una vez cerrado, ningún registro puede modificarse.

Horas Anuales y Jornadas

En ⚙️ → Control Horario → 🗓 Jornada: introduce las horas anuales pactadas en el contrato. El motor RRHH calcula automáticamente la jornada diaria teórica, la jornada semanal y la proyección de cumplimiento al ritmo actual.

Panel de Desvío Anual

El semáforo de desvío muestra en tiempo real la diferencia entre las horas trabajadas y las horas teóricas del periodo:

Exportación Excel para Gestoría

En Control Horario → Exportar Excel. Genera un archivo con:

• Una fila por día con hora de entrada, salida y total de horas.
• Columnas dinámicas por tipo de incidencia (solo aparecen si hay datos ese mes).
• Resumen mensual: horas trabajadas, días de vacaciones, incidencias.
• Firma del trabajador y empresa al final.

PDF Legal de Control Horario

Control Horario → Generar PDF. Produce un documento conforme al artículo 34.3 del Estatuto de los Trabajadores con: datos del trabajador, empresa, periodo, detalle de fichajes por día, totales y espacio para firmas. Se guarda en Control Horario/YYYY/MM/.

Auditoría y Trazabilidad

Cada cambio en los registros de control horario queda registrado con fecha, hora y usuario que lo realizó. Los registros en estado Cerrado son completamente inmutables: ningún usuario puede modificarlos, garantizando la integridad legal del historial.

Borrado de Tramos Duplicados

Si aparece un tramo extra o duplicado (por ejemplo, por abrir el programa varias veces el mismo día en versiones antiguas), puedes eliminarlo:

1. En Control Horario, haz doble clic en el día afectado.
2. Selecciona el tramo sobrante en la lista de tramos del día.
3. Pulsa el botón 🗑️ Borrar tramo.

Problemas Generales

Control Horario

Facturación

Partes

APP Móvil

Licencias

Exportaciones Excel / PDF

Sincronización y QR

Copias de Seguridad

Diagnóstico y Logs